보고하면서 털리지 않는 법 "왜" _ 보고 방법

직장생활을 하는 많은 사람들이, 보고를 하며 상사에게 혼이나는 것에 스트레스를 받는다. 일을 열심히 하는데도 불구하고 꾸지람을 듣지 않을까하는 불안한 생각을 한다. 아직 직접 본적은 없지만, 리얼 쿨한 사람이라면 혼나는 것 따위는 아무렇지 않게 넘길 수 있을 것이다. 그러나 대부분의 사람들은 본인이 혼나거나 비난받는 상황을 피하고 싶어한다.

 

그런데 열심히 일을 하면서도 보고하면서 혼이나는 이유는 무엇일까 ?

 

 

물론 상사가 매우 나쁜 성향의 사람일 수 있겠지만, 업무를 함에 있어 "왜"라는 질문을 몇번이나 해보았는지 생각해 볼 필요가 있다. (여기서 이야기하고 싶은 바는 상사를 태하는 태도나, 업무를 게을리하여 혼이나는 경우를 제외하고자 한다.)

 

 

내가 열심히 작성한 보고서가 상사에게 가기까지는 수없이 많은 고민과 퇴고를 거치게 된다. 보고자의 입장에서 지겨운 내용일 것이다. 하지만 상사의 경우, 처음 보는 자료이기 때문에 사실 어디서부터 무엇을 봐야 하는지 알지 못한다.

 

자, 여기서 첫번째 "왜"가 시작한다.

"왜 상사는 헤드메시지를 읽는가? " 간단하다. 상사는 보고서가 무슨 내용인지 알지 못하고, 어떤 내용인지 빠르게 파악하고자 한다. 만약 보고서에 그래프나, 그림이 있다면 해당 내용이 먼저 눈에 들어오겠지만, 부하직원이 이야기하고 싶은 바가 무엇인지 빠르게 이해하고 싶어한다. 결국 "너가 하고싶은 말이 뭐야"라는 먼저 찾고 싶어한다. 사실 맥킨지 형식의 보고서 (소위 말하는 제목 아래 해드메시지가 있는 형턔)는 피보고자의 이러한 니즈를 충족시켜주기 좋아, 많은 조직에서 해당 보고서의 형태를 활용하고 있는 것이다. 결국 해드미세지를 작성할 때에는 보고자에게 하고 싶은 말만 간결하게 쓰는 것이 가장 좋다는 의미이다. 부언이 많아 봐야 머리에 들어오지도 않는다.

 

그 다음을 상상해보자. 우리는 이제 상사에게 설명을 시작할 것이다. 당연히 모든 내용을 상사가 알고 있다면 보고를 할 필요도 없다. 내가 보고하는 내용은 상사가 궁금해하거나 이전에는 알지 못했던 내용, 또는 새로 업데이트 되는 내용이다. 그렇다면 새로운 내용에 대한 "왜"가 준비되어야 한다.  헤드메시지나  보고 내용을 통해 무엇을 이야기하고 싶은지는 대충 감을 잡은 상사는 왜 그런 이야기를 꺼내게 되었는지, 충분한 근거가 있는지에 대해 궁금할 것이다. 때문에 자꾸 "왜"라는 질문을 해오기 시작한다. "왜 실적이 줄어들었어?", "왜 그렇게 의사결정을 했어?", "왜  방지하지 못했어?" 그냥 자연스럽게 생각나는 궁금증을 모두 풀어내며 나를 괴롭힌다. 때문에 보고자는 상사가 궁금해할 "왜"가 무엇이 될지에 대해 항상 생각하며 보고를 준비해야 한다.

 

 

그런데, 우리는 "왜"라는 질문을 유도하는 것에 더 집중해야 한다. 살짝 구덩이를 파놓는 것이다. 보고라는 것은 결국 정해진 시간 동안 근거를 갖고 주장하며, 최종 의사결정을 받기 위한 것이다. 한 세월 내내 왜라는 질문만 할 수는 없다. 그래서 구미가 당길만한  내용을 적절히 표기하거나, 적절히 생략하여 왜라는 질문이 나오게끔 하고 그 질문에 대답하는 것이다. 실제로 주변에서 일을 잘한다고 소리 듣는 사람들은 임기응변이 뛰어나기도 하지만, "왜"라는 질문이 튀어나고게 하는 구덩이를 살짝 파놓는 기법을 많이 활용한다. 정식 보고서를 작성하는 경우가 아닐지라도 궁금해할 만한 부분은 살짝 수면 위로만 놓고 질문을 하게끔 한다면 어느 순간 나는 일을 잘하는 사람, 또는 꼼꼼한 사람으로 소문나고 있을 것이다.